Obsługa spraw księgowych przez stacjonarne biuro rachunkowe może powodować wiele niedogodności. Konieczne jest wówczas magazynowanie przez cały miesiąc setek faktur, które finalnie trzeba przewieźć do księgowych. Ponadto w przypadku, gdy organ skarbowy będzie chciał podjąć kontrolę, niezbędne będzie osobiste stawiennictwo w biurze rachunkowym. Sytuacja ta sprawia, że zdecydowanie wartym polecenia rozwiązaniem jest prowadzenie księgowości online. Oznacza to, że każda faktura czy inny dokument udowadniający zajście konkretnego zdarzenia gospodarczego przetwarzany jest jedynie w wersji elektronicznej. Takie działanie z pewnością jest wyjściem naprzeciw ogólnej praktyce przesyłania dokumentów sprzedażowych w formie elektronicznej.
Księgowość przez internet prowadzona jest w sposób przejrzysty i bardzo intuicyjny. Możliwe jest pełne skoordynowanie określonych systemów, na przykład podatkowej księgi przychodów i rozchodów z rejestrem środków trwałych. Tym samym w przypadku, gdy do jednej z ewidencji zostanie wpisana dana operacja gospodarcza, zostanie ona automatycznie ujęta w innym rejestrze. Ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie przedsiębiorstw bez wsparcia odpowiednich systemów informatycznych.
Księgowość online dla małych firm wymaga jedynie do swojego działania dostępu do komputera i internetu. Wszelkie transakcje handlowe, które są dokonywane przez spółkę, mogą być automatycznie rejestrowane i przetwarzane przez system. Możliwa jest pełna integracja programu z wirtualnym kalendarzem. Takie rozwiązanie sprawia, że terminy zapłaty konkretnych należności z faktur zostaną wpisane do rejestru, co sprawi, że będą one terminowo opłacane. Ponadto w przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na wystąpienie na drogę sądową w sprawie zapłaty zaległych faktur, może uzyskać specjalny wydruk, w ramach którego ujęte są wszelkie zdarzenia gospodarcze z nielojalnym kontrahentem. Tak czytelne zestawienie znacząco upraszcza dochodzenie swoich praw i sprawia, że dane roszczenie jest już na pierwszy rzut oka uzasadnione.