Zarządzanie dokumentacją w pracy inżyniera

Każdy mniej więcej orientuje się, jak wyglądają tradycyjne formy przechowywania i dzielenia się dokumentacją. Wystarczy przyjrzeć się organizacji pracy w swojej firmie. Zdecydowanie warto pilnować porządku w plikach. Wprowadzenie prostych reguł nazewnictwa, numeracji i odpowiednie ułożenie struktury folderów pozwoli zaoszczędzić dużo czasu i nerwów. Najzwyklejsza „higiena pracy” to najlepszy sposób, zarówno w pracy we własnym środowisku, jak i podczas współpracy z innymi firmami. Bardzo często spotykamy się z dyskiem sieciowym w sieci lokalnej, gdzie umieszczane są pliki, a wszyscy pracownicy mają do nich dostęp i dbają o to, aby wszystko było na swoim miejscu.

Już od dłuższego czasu istnieją usługi pozwalające na lepszą organizację pracy i dotychczas miały zastosowanie głównie na budowach. Mowa mianowicie o aplikacjach chmurowych, które pozwalają na założenie wirtualnego schowka w Internecie, gdzie mogą być składowane pliki.

Administrator takiej aplikacji zaprasza do udziału w  projekcie kolejne osoby (z własnej firmy oraz podwykonawców), które zakładają swoje konta i otrzymują pewien ograniczony dostęp do modyfikacji zawartości w chmurze. Dzięki temu można zadecydować, co jest widoczne publicznie, a co tylko w pewnym gronie. Dodajmy do tego ponadczasowe zasady trzymania porządku, władzę administratora oraz dostęp do Internetu i wymiana informacji jest niezakłócona.

W ten sposób otrzymujemy alternatywę dla tradycyjnych dysków lokalnych – dodatkową funkcjonalnością jest tu kontrola dostępu i automatyczna archiwizacja. Można jednak pójść krok (albo nawet kilka) dalej.

Skoro rysunki, opisy techniczne, karty katalogowe, korespondencję itp. wrzucamy do chmury, to oczywistym ułatwieniem jest również odczytywanie ich w przeglądarce internetowej lub w aplikacji mobilnej. Ważne jest, aby istniała możliwość korzystania z jak największej liczby formatów – zarówno dla tekstów jak i dla rysunków. Aplikacje te pozwalają na odczytywanie pewnych informacji z rysunków – mamy na przykład narzędzia do pomiaru odległości, podgląd pewnych właściwości obiektów, tworzenie przekrojów lub sterowanie widocznością. Dzięki temu nie trzeba posiadać oddzielnie programów (na które bardzo często mamy ograniczoną liczbę licencji) ani ściągać plików. Istnieje również automatyczna aktualizacja plików pod tą samą nazwą – mamy dostęp do poglądu wszystkich jego poprzednich wersji.

W trakcie przeglądania wyżej wymienianych plików, posiadamy możliwość dodawania komentarzy i rewizji (za pomocą znanym wszystkim „chmurek” – nie mylić z chmurą jako naszym miejscem do przechowywania). Uwagi te mogą być skierowane do konkretnej osoby lub grupy osób, razem z datą wystawienia.

Dodatkową funkcjonalność stanowi wysyłanie e-maili oraz powiadomień do innych użytkowników, a także udział w dyskusjach na forum. Oczywiście nie zastąpią one całkowicie komunikacji twarzą w twarz, ale w pewnych przypadkach są pomocne. Do tego dochodzi kalendarz, w którym możemy ustalać pewne wydarzenia i zapraszać do udziału w  nich inne osoby.

Jak widać, zasada działania tego typu aplikacji jest bardzo prosta – łączą one w jednym miejscu to, z czego każdy inżynier korzysta na co dzień. Aplikacje te są proste w obsłudze dla użytkowników, ale także dla producenta. Uwzględniają tak proste elementy jak: czat, upload plików, powiadomienia. Nie spotkamy się raczej z żadnymi „bugami” wynikającymi ze złego zaprogramowania usługi.

Przykładami aplikacji chmurowych są BIM 360 Team, BIM 360 Docs, BIM 360 Field, BIM 360 Glue, czy Fusion 360. Można je zakupić u partnerów Autodesk, jak na przykład w AEC Design, która korzysta z usług chmurowych na co dzień, jak również propaguje te rozwiązania w firmach, z którymi współpracuje. Zapoznaj się z możliwościami nowych technologii już dziś!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here